Bạn hiểu thế nào về chỉ số đo lường công việc KPI

KPI, tiếng anh là Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, hay còn gọi là chỉ số KPI.

     Để cho dễ hiểu thì có thể hiểu như sau, một ngày tôi đi bán hàng, tôi gặp khách hàng và bán hàng, mục tiêu của tôi là đạt doanh số 100 triệu, đó là KPI của tôi với mục tiêu doanh số. Dài hạn hơn tôi đặt mục tiêu 3 tỷ doanh số bán hàng, đây là mục tiêu chiến lược nhằm đạt được kết quả kinh doanh. Thật đơn giản, nhưng có thể thấy với mục tiêu trên chúng ta chỉ đo lường được một kết quả nhưng chưa đo lường được hiệu quả trong công việc.

     Quay lại công việc bán hàng của tôi, mỗi ngày tôi đặt mục tiêu gặp khách hàng với 20 khách hàng, tôi đặt mục tiêu bán được 15 đơn hàng cho 20 khách hàng này, KPI về đơn hàng thành công của tôi là 75% với mục tiêu tiếp cận 20 khách hàng mỗi ngày. Như vậy một tháng với 26 ngay công tôi sẽ tiếp cận 520 khách hàng với mục tiêu đơn hàng thành công 75%.

     Như vậy có thể hiểu KPI là chỉ số đo lường và đánh giá thực hiện công việc, tôi có thể đạt cao hơn hoặc thấp hơn các mục tiêu trên, nhưng điều đó phản ảnh năng lực thực hiện công việc của tôi khi sử dụng chỉ số KPI nhằm đo lường. KPI có 2 loại:

• KPI chiến lược: Gắn với các mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, thị phần.. hoặc các mục tiêu nào mà doanh nghiệp thấy là quan trọng, tập trung vào kết quả cuối cùng.

• KPI chiến thuật: Là các chiến thuật nhỏ nhằm đạt các mục tiêu chiến lược, như vị dụ trên, tôi tập trung vào các KPI về tiếp xúc khách hàng và tỷ lệ đơn hàng thành công nhằm đạt mục tiêu doanh số.

     Vậy là sao để xây dựng KPI hiệu quả. Đầu tiên bạn phải hiểu KPI là chỉ số đánh giá, vì vậy đầu tiên nó phải đo lường được. Nếu bạn đặt một mục tiêu mơ hồ và không đo lường và lượng hóa được thì nó sẽ không có ý nghĩa so sánh và đánh giá. Thứ hai nó là một mục tiêu cụ thể và rõ ràng, chi tiết, dễ hiểu. Chỉ với 2 điều trên sẽ là vẫn chưa đủ. Như ví dụ trên, tôi đặt mục tiêu cho mình rõ ràng, theo từng ngày, từng tháng. Như vậy điều cần thiết thứ ba là: Có thời hạn mục tiêu đề ra, có thời gian theo dõi và thực hiện rõ ràng. Bạn không thể đưa ra một mục tiêu mà để nó không có một thời hạn rõ ràng được. Và một sai lầm thường gặp khi chúng ta đưa ra mục tiêu cho mình hay người khác là các mục tiêu không khả thi, KPI cũng vậy phải đảm bảo tính khả thi. Nếu tôi đưa ra mục tiêu là 50 khách hàng mỗi ngày thì có thể là không khả thi đối với tôi vì nguồn lực về thời gian và sức khỏe của tôi không đảm bảo để thực hiện mục tiêu trên và hiệu quả công việc sẽ giảm sút do thời gian gặp khách hàng sẽ giảm nhiều hơn. Và ngược lại tôi không thể đặt mục tiêu thấp hơn như chỉ 10 khách hàng một ngày, vì sao vậy ? ngoài tính khả thi của mục tiêu trên thì điều quan trọng thứ năm là mục tiêu phải có sự liên quan đến mục tiêu chiến lược hay là tầm nhìn hoặc mong muốn của công ty. Với 10 khách hàng mỗi ngày thì liệu tôi có đạt mục tiêu doanh số mỗi ngày hay không, đó là điều cần xem xét và cân nhắc kỹ khi đạt mục tiêu này. Tính liên quan của mục tiêu này ở chỗ để bán được hàng thi tôi cần tăng khách hàng tiếp xúc hàng ngày nhằm gia tăng cơ hội bán hàng hơn, như vậy các mục tiêu KPI dù lớn hay nhỏ phải đảm bảo đạt được mục tiêu chiến lược của công ty hay tổ chức. Những điều lưu ý trên được giải thích rõ ràng hơn ở mô hình xác định mục tiêu SMART:

• S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu.

• M – Measurable : Đo lường được

• A – Attainable : Có thể đạt được

• R – Relevant : Thực tế

• T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành

Vậy KPI dùng để làm gì ? Như bạn biết KPI là chỉ số đánh giá chất lượng công việc, vì vậy bạn là nhà quản lý, quản trị hay nhân sự tất cả mọi ngành nghề đều có thể ứng dụng để xây dựng KPI cho tổ chức của mình. Để làm được điều này đầu tiên bạn phải có một mục tiêu chung của tổ chức gọi là mục tiêu chiến lược. 

Nếu bạn có thắc mắc muốn được hướng dẫn, cứ gửi tin nhắn vào facebook sau của mình để mình hướng dẫn nhé.

https://www.facebook.com/anhbanhangvuitinh/