Kỹ năng Exel, bao nhiêu là đủ ?

Kỹ năng Exel chỉ cần biết đến như thế nào là đủ ? đó là câu hỏi mà có thể bạn chưa bao giờ từng hỏi, nhưng đối với tôi thì đến thời điểm này với nhu cầu công việc càng ngày càng xử lý không lượng số liệu đồ sộ thì mình thấy càng phải học nhiều hơn. Với nhiều công cụ xử lý mạnh hơn như SQL, Access… thì tôi vẫn lựa chọn Exel vì thời gian để mình học hỏi những công cụ mạnh hơn sẽ là chưa đủ và cảm thấy Exel vẫn đáp ứng với công việc của mình.

Kỹ năng cơ bản là quan trọng.

Thực sự với công cụ Exel, với kiến thức tin học căn bản và những hàm cơ bản và thông dụng, khả năng định dạng văn bản thì đã đáp ứng được khả năng làm báo cáo và soạn thảo văn bản cũng như trình bày. Chỉ cần bạn sử dụng tốt các hàm SUM, VLOOKUP, HLOOKUP, IF là có thể tự tin xử lý số liệu cho một báo cáo cơ bản. Tôi nghĩ nếu bạn là một người còn yếu các hàm này thì nên nghiên cứu thêm để có thể sử dụng tốt EXEL, và hiện tại đối với một nhân viên muốn lên cấp quản lý thì yếu tố cơ bản là biết sử dụng Exel trong làm báo cáo và xử lý số liệu.

Chỉ một IF chưa đủ, IF trong IF và nhiều IF nữa, trong IF là AND hoặc OR…. 

Nếu bạn hiểu câu trên thì tôi tin bạn có một sự logic và tư duy rất tốt trong việc sử dụng hàm IF với câu lệnh lồng nhau dài dằng dặc, một mẹo nhỏ để ban không phải đau đầu trong việc gõ hàm IF với nhiều điều kiện lồng vào nhau là làm từng bước một với giá tri FALSE = 1 (hay một giá trị khác ngắn gọn) và tiếp tục thay giá trị 1 đó bằng một dòng lệnh với hàm IF mới và đừng quên quan sát màu sắc của dấu đóng ngoặc.

Biểu đồ tạo sự sinh động và trực quan.

Đây là những báo cáo đơn giản, phân tích số liệu đơn giản, nhưng hãy nâng cấp thêm năng lực của minh bằng khả năng vẽ biểu đồ, một biểu đồ sẽ trực quan và sinh động hơn một bảng số liệu giúp bạn có thể nhìn nhận được vấn đề một cách nhanh chóng và đưa ra quyết định tốt hơn.

Các hàm logic giúp tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng.

Bạn có tin khi bạn có một số nhu cầu tính toán cao cấp hơn khi tính tổng theo điều kiện, lênh theo điều kiện thì bắt đầu thấy khó khăn, nhưng hay nghiên cứu và trang bị thêm cho mình hàm SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF… Tôi tin khi sử dụng tốt các hàm này thì bạn đã có một bước tiến hơn nữa trong khả năng xử lý và tổng hợp dữ liệu của mình. Và nâng cấp tốt hơn là hàm SUMIFS, COUNTIFS…Lúc đó thì không có một bảng số liệu nào làm khó được bạn, luôn luôn học hỏi và đưa ra những nhu cầu giải pháp cao hơn, lúc đó bạn sẽ càng có động lực tìm hiểu và học thêm mới để mở mang kỹ năng của mình lên một tầm cao mới.

Pivot công cụ xử lý mạnh mẽ

Hiểu rõ kết cấu dữ liệu và sử dung tốt Pivot thì chúc mừng bạn, bạn đã nắm vững những kỹ thuật cơ bản nhất và tiết kiệm rất nhiều thời gian trong xử lý số liệu và hoàn thành báo cáo. Nhưng đến thời điểm hiện tại đã xuất hiện thêm Power Pivot với nhiều ứng dụng tốt hơn. Khi đã nắm chắc kỹ thuật Pivot thì việc tạo ra những báo cáo động, tracking theo dõi, Dashboard không còn là khó khăn với trí tưởng tượng và sự sáng tạo của bạn. Đối với tôi khi đã hiểu rõ các khả năng và sử dụng tốt Pivot, thì thực sự tôi không còn lo lắng gì về xử lý các số liệu và xây dựng hệ thống tracking hay báo cáo nữa. Nếu bạn chưa sử dụng tốt công cụ này thì hay đầu tư thời gian và học hỏi nó để trở thành một công cụ hữu ích cho mình khi xử lý số liệu.

Hàm INDEX và hàm MATCH thống kê và liên kết số liệu tốt hơn VLOOKUP; HLOOKUP.

Lúc đầu khi sử dụng VLOOKUP và HLOOKUP  tôi nghĩ rằng mình có thể xử lý được với nhiều sheet dữ liệu liên quan đến nhau, nhưng sẽ thật khó khăn khi tổng hợp từ dữ liệu ở nhiều sheet với nhiều cấu trúc khác nhau. Một vấn đề là bạn sử dụng hàm VLOOKUP hay các hàm tham chiếu khác, khi bạn chèn ô, dòng, cột thì sao ? tham chiếu của bạn sẽ thay đổi theo thay đổi đó và bạn không cố định vi trí được, các bảng có cấu trúc khác nhau không cố định không thể dùng một lần 2 hàm trên được, và hàm INDEX và MATCH sẽ giải quyết được vấn đề đó hoặc nhiều vấn đề khác nữa. Tôi chỉ chốt lại môt câu như thế này, nếu VLOOKUP hay HLOOKUP không thể giải quyết được vấn đề cho bạn thì hay thử nghiên cứu và ứng dụng hàm INDEX và MATCH.

Với Bảng số liệu luôn luôn thay đổi thì hãy thử sử dụng định dạng Table.

Bạn thử tưởng tương hay trong quá trình làm việc bạn luôn gặp vấn đề đưa ra giới hạn cho dữ liệu Pivot hay các dòng lệnh giới hạn số dòng của các cột, và khi dữ liệu tăng từ 400 dòng lên 1000 dòng nhưng lệnh của bạn chỉ mới ở dòng 500 thì sau, bạn lại phải sửa lệnh để phù hợp với dữ liệu được update. Hay khi các dòng liên quan thay đổi thì sẽ có lệnh tự nhảy ở cột bên cạnh, hãy thử nghiên cứu thêm về Table để hỗ trợ bạn tốt hơn trong xử lý và định dạng dữ liệu. Với Table tôi chỉ nói ngắn ngang đây và bạn hãy tự nghiên cứu.

Chức năng Replace, chức năng giải quyết hàng loạt vấn đề về dữ liệu.

VD khi dữ liệu của bạn có những ký tự cần loại bỏ một cách hàng loạt ở 1 sheet hoặc một vùng bạn chọn. Và dùng tổ hợp Ctrl+H và dùng chức năng thay thế toàn bộ ký tự loại bỏ bằng ký tư cần thay đổi, có thể là “” với việc xóa ký tự hay dòng chữ đó. Hay sử dụng toàn bộ kỹ năng tư duy của mình để có những phương án thay đổi tốt nhất khi sử dụng chức năng này.

Hàm INDIRECT Một dòng lệnh cho nhiều sheet khác nhau.

Nếu việc sử lý ở nhiều sheet vẫn khó khăn, số lượng sheet quá nhiều hãy thử nghiên cứu hàm này, không chỉ xử lý với nhiều sheet, mà trong một bảng tính có dữ liệu thay đổi theo ý muốn của bạn cũng có thể sử dụng rất tốt.

Và còn nhiều còn nhiều thứ nữa để tìm hiểu khám phá.

Thực sự là vậy, lời khuyên của tôi là bạn không cần phải học một lúc hết tất cả, nhưng nếu muốn hay học để khi gặp vấn đề cần giải quyết là có phương án giải quyết liền, trên không gian mạng có rất nhiều cách để bạn học thường xuyên, tìm trên Google, tham gia các nhóm Exel trên facebook, xem các Video trên Youtube về Exel hay các công cụ khác nữa. Khi gặp vấn đê cần hỗ trợ thì không ngừng học hỏi và tìm kiếm giải pháp tốt hơn phương án hiện tại, tôi tin rằng kỹ năng của bạn sẽ không ngừng tăng lên.

Ngoài ra còn có Macro, VBA… bạn có thể tìm hiểu thêm.

Không ngừng học hỏi và luôn tìm giải pháp tốt hơn.

Cảm ơn bạn và chúc bạn thành công.