Trong một số trường hợp, khi bạn nhận một file danh sách hay một file dữ liệu exel thì gặp lỗi do nhập liệu, dữ liệu có các phím cách hay khoảng trống không cần thiết. Ví dụ như sau:
Bạn nhìn qua ở ô họ và tên có vẻ đã chính xác, nhưng thực tế thì các ô họ tên có những phím cách hay khoảng trắng bị thừa ra như sau:
Trường hợp như trên bạn có thể thấy có dấu cách hay khoảng trắng ở trước họ và tên. Tương tự như các trường hợp còn lại, có rất nhiều tình huống. Tôi gạch chân các ô họ và tên thì có thể thấy rất nhiều khoảng trống hay dấu cách thừa không cần thiết.
Để xử lý trường hợp này thì các bạn dùng hàm TRIM như sau:
=TRIM(text)
Sau khi dùng hàm Trim thì kết quả như sau:
Trường hợp dấu cách ở các ô số liệu.
Trường hợp này khi bạn dùng hàm TRIM sẽ trả về như sau:
Kết quả trả về đôi khi là dạng text, ngoài ra Hoàng Văn C có tuổi vẫn đang định dạng sai: 2 1
Đối với trường hơp dạng text, bạn nên kết hợp với hàm Value như sau:
=VALUE(TRIM(text)
Trường hợp Hoàng Văn C có tuổi vẫn đang định dạng sai: 2 1 hoặc các trường hợp cần sửa lại dạng số khi dữ liệu có những phím cách nằm trong hay ngoài các số.
Cách xóa khoảng trắng hay dấu cách không cần thiết bằng chức năng Replace trong Exel
Bạn có thể thấy các số trong ô năm sinh sau khi được bôi đỏ và có dấu gạch chân là có thể thấy các dấu cách và khoảng trống không cần thiết rất nhiều. Với trường hợp này ta dùng chức năng Replace để thay thế ký tự khoảng trắng hay dấu cách như sau:
Các bạn bôi đen vùng chọn dữ liệu cần xử lý khoảng trắng sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+H để mở cửa số Find and Replace
Ở vùng Find what (Ký tự cần thay thế) bạn gõ 1 lần phím cách.
Ở vùng Replace with (Thay thế thành ký tự) bạn để trống.
Sau đó nhấn Replace All và kết quả như sau:
Tương tự như chức năng Replace, nhưng bạn dùng hàm SUBSTITUTE để xóa các khoảng trắng hay dấu cách không cần thiết như sau:
Cấu trúc hàm SUBSTITUTE như sau:
=SUBSTITUTE(Dữ liệu cần sửa,Ký tự cũ,ký tự mới)
Trong hàm trên ký tự dấu cách được hiển thị như sau: ” ” và ký tự không dấu cách là “”.
Chúc các bạn thành công.
