Các bước huấn luyện nhân viên cơ bản.

Như bài viết trước về Coaching, bạn có thể thấy công tác huấn luyện rất quan trọng.

Coaching và chu trình huấn luyện nhân viên theo mô hình A.B.C.D

Giúp chúng ta xây dựng một đội ngũ phát triển đi lên và gắn kết đội ngũ một cách bền vững hơn. Về huấn luyện thì ngoài các phương pháp và mô hình khác, nếu chuẩn hóa về các bước thì sẽ có các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Cũng như bán hàng hay các hoạt động khác, công tác chuẩn bị là rất quan trọng, nếu chuẩn bị bán hàng là kiến thức và sự am hiểu khách hàng thì đối với huấn luyện vừa là kiến thức, kinh nghiệp thực tiễn và bạn phải hiểu rõ nhân viên hay người huấn luyện. Điều này cũng chưa đủ, bước chuẩn bị còn là bước chuẩn bị về niềm tin và sự tin tưởng giữa bạn và nhân viên, để nhân viên có sự chủ động và cởi mở trước kế hoạch huấn luyện của bạn. Thử tưởng tượng bạn là người huấn luyện rất tài ba với kiến thức và kinh nghiệm rất tốt, nhưng nhân viên vẫn chưa có sự tin tưởng hoặc sự tập trung cần cải thiện, thì dù bạn có bỏ công sức tới đâu thì hiệu quả cũng sẽ rất thấp. Vì vậy hãy cởi mở, trao đổi và thống nhất nhằm tạo mối quan hệ trong công việc. Đây là mối quan hệ cũng tiến lên, cùng cải thiện và hoàn thành mục tiêu chung, cũng như là sự giúp đỡ về chuyên môn và kinh nghiệm.

Quan sát: Đánh giá nhân viên đó ở tình huống hiện tại để đánh giá kỹ năng nhân viên, quan sát ở trong quá trình làm việc, giao tiếp, ghi nhận thông tin từ các đồng nghiệp để phân tích về kỹ năng và những điểm tốt hoặc chưa tốt.

Xác định: Điểm mạnh và và điểm yếu, những điểm cần phát huy và những điểm cần cải thiện.

Đánh giá: Đánh giá những kết quả làm việc hay các công việc hoàn thành của nhân viên, và những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Trao đổi: Để nhân viên tự đánh giá bản thân và năng lực của mình, và những vấn đề cần giúp đỡ cũng như cải thiện của quản lý và tổ chức. Việc tự đánh giá giúp lôi kéo nhân viên giúp lôi kéo nhân viên tham gia vào quá trình huấn luyện và đem lại cho người quản lý một cách nhìn khác về cấp dưới và liên kết với các đánh giá trước đó.

Một số lưu ý tránh sự phán xét đánh giá vội vàng, kiểm tra và lắng nghe nhiều thông tin để có nhiều góc nhìn đánh giá nhân viên tốt hơn.

Bước 2: Thảo luận.

Từ những thông tin, kết quả từ bước chuẩn bị, bạn đã có đánh giá và một lộ trình cơ bản, cũng như những trọng tâm cần huấn luyện đối với nhân viên của mình. Việc xác định trọng tâm huấn luyện rất quan trọng, mỗi nhân viên sẽ có rất nhiều kỹ năng cần đáp ứng trong công việc.  Tuy nhiên không thể một lúc có thể đào tạo hay huấn luyện toàn bộ các kỹ năng hoặc nhiều kỹ năng. Mà cần có sự ưu tiên theo mục tiêu ngắn hạn, và mục tiêu dài hạn, những điểm cần có sự huấn luyện, những điểm cần có sự hướng dẫn hay tự cải thiện từ phía nhân viên.

Trao đổi và xác định vấn đề: Từ những điểm cần lưu ý trên thì tiến hành thảo luận với nhân viên, hay đưa ra các câu hỏi mở để tìm giải pháp với nhân viên. Chia sẻ các vấn đề cần cải thiện ở nhân viên đó, và trao đổi những khó khăn trong hoàn cảnh hiện tại và kế hoạch khắc phục vấn đề. 

Lên kế hoạch cải thiện và huấn luyện: Sau khi đã thống nhất các vấn đề cần cải thiện, thống nhất với nhân viên về kế hoạch cải thiện của bạn và lộ trình, mục tiêu và cách thức của kế hoạch đó.

Thống nhất mục tiêu: Ghi nhận các ý kiến phản hồi của nhân viên, và giải thích điều chỉnh nếu hợp lý để tiến tới hành động.

Bước 3: Huấn luyện.

Cấu trúc của quá trình huấn luyện bao gồm:

Định nghĩa: Xác định mục tiêu huấn luyện

Phân tích: Hiểu rõ tình trạng hiện thời và các nguồn lực hiện có.

Khám phá: Cách thức hoàn thành mục tiêu đặt ra.

Hành Động: Xác định thời gian và hoàn thành mục tiêu.

Học hỏi: Thực thi những gì được thống nhất và hướng dẫn/chỉ dẫn.

Phản hồi: Kiểm tra lại và lên kế hoạch huấn luyện kế tiếp.

Việc huấn luyện là một quá trình không có điểm dừng và thực hiện một cách liên tục với chu trình trên. Ở đây không phải là bạn đưa ra mục tiêu và nhân viên tự thực hiện một cách độc lập. Mà ở đây người huấn luyện có vai trò cùng đồng hành, theo dõi, quan sát, hướng dẫn, chỉ dẫn và định hướng, đưa ra những nhận xét ở những thời điểm hợp lý để nhân viên có sự điều chỉnh kịp thời.

Ở giai đoạn này cần đảm bảo nhân viên thấy lợi ích rõ ràng từ mục tiêu huấn luyện, ngoài ra có thể cung cấp cho nhân viên những ví dụ hay kinh nghiệm thực tiễn để nhân viên nếu có ích với nhân viên. 

Khi đưa ra phản hồi nên đưa ra theo hướng cải thiện năng lực, tránh chỉ trích hay nhấn mạnh kết quả yếu kém. Tập trung vào các vấn đề có thể cải thiện trong ngắn hạn và dài hạn, tránh nói chung chung mà đi vào trọng tâm, chi tiết và có mục tiêu hành động cụ thể.

Bước 4: Theo dõi

Theo dõi toàn bộ tiến trình thực hiện của nhân viên theo kế hoạch huấn luyện đã đặt ra. Theo dõi ở đây là theo dõi bằng các công cụ hỗ trợ trong công việc, có thể là cùng đồng hành quan sát, có thể là thông qua các báo cáo, các chỉ số KPI thực hiện theo lộ trình kế hoạch.

Việc theo dõi giúp bám sát tiến độ, giúp nhân viên đi đúng hướng và có điều chỉnh kịp thời. Có thể hỗ trợ khi cần thiết.

Việc theo dõi không chỉ là quan sát, đánh giá mà là quá trình trao đổi để cải thiện một cách liên tục. Cần có sự tương tác thường xuyên.

Bước 5: Đánh giá và kế hoạch cải thiện

Lúc này, sau những khoảng thời gian theo mốc mục tiêu, cần có sự trao đổi và đánh giá lại các kết quả thực hiện cũng như sự tiến bộ của nhân viên. Chỉ ra những điểm làm được và chưa làm được, những điểm đã cải thiện và chưa cải thiện, khen ngợi nhân viên những điểm làm tốt và cải thiện tốt. Phân tích cho nhân viên hiểu những điểm cải thiện đó giúp tốt trong công việc như thế nào thông qua kết quả hiện tại của nhân viên so với kết quả trước đó. Từ đó lên tiếp tục kế hoạch cải thiện các kỹ năng tiếp theo.

Nếu bạn có thắc mắc muốn được hướng dẫn, cứ gửi tin nhắn vào facebook sau của mình để mình hướng dẫn nhé.

https://www.facebook.com/anhbanhangvuitinh/