Phân tích, tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo với PIVOT trong GOOGLESHEET

Bạn có biết Googlesheet với công cụ PIVOT mạnh mẽ giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu rất tốt để tạo ra một báo cáo đẹp mắt hay tinh gọn dữ liệu trong phân tích của bạn. Để làm được điều này rất đơn giản với một bảng dữ liệu gồm nhiều dòng, thông thường mất rất nhiều thời gian để kết hợp các hàm tính toán khác như SUM, SUMIF, COUTNIFS…. Tuy nhiên với với PIVOT thì chỉ đơn giản là vài cú click chuột thì bạn có thể trình bày lại báo cáo một cách tinh gọn. Một điều nữa rất hay ở PIVOT là khi dữ liệu thường xuyên được UPDATE thì việc để mở rộng bảng dữ liệu giúp báo cáo hoạt động liên tục theo thời gian thực UPDATE của sheet dữ liệu trong GOOGLESHEET. Đây là ưu điểm và tính năng mạnh mẽ của GOOGLESHEET trong làm việc môi trường trực tuyến.

Tạo một bảng PIVOT trong GOOGLESHEET

Bảng dữ liệu mẫu ví dụ trên gồm 213 dòng dữ liệu nhưng thực tế khi xử lý dữ liệu thì bảng dữ liệu có thể lên đến hàng trăm, hàng ngàn dòng dữ liệu. Việc dùng PIVOT là cần thiết để tiết kiệm thời gian và thao tác phân tích hay tổng hợp dữ liệu trên Googlesheet. Để thực hiện Pivot bạn chọn vùng dữ liệu cần Pivot và thao tác như sau:

Chọn dữ liệu vùng cần PIVOT, trong ví dụ này chọn từ A4:F217

 

Sau đó bạn chọn dữ liệu > Bảng tổng hợp Lúc này một bảng mới hiện ra và bạn có 2 sự lựa chọn là tạo bảng PIVOT ở trang tính mới (Sheet mới) hay ở tại trang tính hiện tại. Thông thường sẽ chọn tạo ở trang tính mới, còn ở trang hiện tại thì bạn sẽ chọn thêm vị trí để đặt bảng pivot ở trang hiện tại. Ở đây tôi chọn tạo bảng tổng hợp (PIVOT) ở bảng tính mới. Bấm tạo để tạo bảng tổng hợp (Pivot) trong googlesheet.

Phần phạm vi dữ liệu: Là phạm vi dữ liệu cần tổng hợp PIVOT, bạn có thể mở rộng dòng 217 rộng ra với số lớn hơn để dữ liệu ở bảng tổng hợp được update tự động.

Và chúng ta đã tạo được môt bảng PIVOT cơ bản trong Googlesheet, để có thể tạo bảng PIVOT hoàn chỉnh thì bạn sẽ thao tác ở trình chỉnh sửa như sau với việc thêm dòng, cột, giá trị hay tạo bộ lọc.

Thêm hàng (ROW) trong bảng PIVOT ở GOOGLESHEET

Đầu tiền sẽ thêm hàng cho các dữ liệu ở bảng Pivot ở Googlesheet nhằm tạo các dữ liệu cần phân tích ở các dòng. Ở đây tôi sẽ phân tích theo các chi nhánh là các hàng, bạn chọn vào thêm.

Lúc này bạn có thể thấy các tiêu đề các cột ở phần dữ liệu được chọn sẽ được liệt kê ra và chọn chi nhánh thì sẽ hiện ra như sau:

Bạn có thể thấy ở trình chỉnh sửa thì hàng đã có một bảng chi nhánh, ở bảng này bạn có thể thay đổi thứ tự sắp xếp tên chi nhánh theo tăng dần hoặc giảm dần, sắp xếp theo chi nhánh hoặc các tham số khác.

Thêm giá trị (Value) trong bảng PIVOT ở GOOGLESHEET

Giá trị của data trong ví dụ trên là số tiền (Ngàn đồng) với dữ liệu của bạn có thể là số lượng, doanh thu, chi phí….. Tượng tự như chọn hàng trong Pivot của Googlesheet, bạn chọn thêm ở giá trị và chọn số tiền (Ngàn đồng)

Lúc này bảng tổng hợp sẽ như sau:

Ở bảng giá trị bạn có thể chọn nhiều các tính thông qua chọn tóm tắt theo hoặc hiển thị dưới dạng:

Như vậy bạn có thể lựa chọn cách tính toán số liệu bằng cộng tổng hay tính bình quân…. Hoặc hiển thị dưới giá trị mặc định hoặc phần trăm theo ô, hàng, cột…

Thêm Cột (Collumn) trong bảng PIVOT ở GOOGLESHEET

Tương tự thêm hàng, việc thêm cột cũng đơn giản, thêm hàng và thêm cột với giá trị tạo một bảng trình bày dữ liệu dạng ma trận trong googlesheet với bảng tổng hợp Pivot, tùy theo ý muốn của bạn có thể chọn dạng cột trình bày. Ở đây tôi sẽ chọn loại sản phẩm.

Các phần thứ tự và sắp xếp theo để tùy biến sắp xếp bảng biểu Pivot đẹp mắt hơn theo mong muốn của bạn.

Như vậy với ví dụ đơn giản thì bạn có thể hiểu cách để tạo ra một bảng Pivot đơn giản tổng hợp dữ liệu để phân tích hoặc làm báo cáo trong Googlesheet. 

Có thể thấy rằng cách tạo bảng Pivot và tùy biến bảng Pivot rất đơn giản. Chúng ta đi đến một tính năng nữa là bộ lọc

Thêm Bộ lọc trong bảng PIVOT ở GOOGLESHEET

Các làm tương tự, bạn có thể tạo bộ lọc theo các tiêu đề bất kỳ của bảng data, ở đây để dễ hiệu tôi tạo bộ lọc theo loại sản phẩm

Có thể thấy rằng ở trạng thái này thì không có gì thay đổi với bộ lọc loại sản phẩm với trạng thái Đang hiện tất cả các mục.

Bây giờ tôi chọn lọc các sản phẩm thuộc loại cao cấp thì sẽ như sau: Bấm vào mũi tên ở phần trạng thái trong bộ lọc loại sản phẩm.

Ở trạng thái đang hiện tất cả các mục thì bảng bộ lọc sẽ tích chọn tất cả các loại sản phẩm, bỏ tích chọn thường, chỉ tích chọn cao cấp trong bộ lọc PIVOT và bấm OK thì kết quả sẽ như sau:

Bạn sẽ thấy rằng loại sản phẩm bình thường đã biến mất ở cột, và chỉ có loại sản phẩm cao cấp. Về trạng thái bộ lọc là chỉ chọn một mục.

Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công và sức khỏe. Trên đây là các hướng dẫn cơ bản, một số hướng dẫn nâng cao sẽ được viết tiếp trong bài sau.

Nếu bạn có thắc mắc muốn được hướng dẫn, cứ gửi tin nhắn vào facebook sau của mình để mình hướng dẫn nhé.

https://www.facebook.com/anhbanhangvuitinh/