Trong mọi công việc, đặc biệt là hoạt động kinh doanh, việc phân tích các số liệu kinh doanh và lập báo cáo cũng như kế hoạch kinh doanh từ những số liệu kinh doanh hay dữ liệu thị trường thu thập được là rất quan trọng. Và tất nhiên các công cụ phần mềm hỗ trợ tốt công việc này là cần thiết nhằm giải quyết nhanh công việc và giảm nhiều thời gian và công sức tính toán. Tuy nhiên với đòi hỏi các phần mềm với tính năng dễ sử dụng là cần thiết nhằm giúp mọi người có thể dễ tiếp cận và sử dụng tốt bởi không phải ai cũng có nhiều chuyên môn sử dụng các ứng dụng này. Một số ứng dụng phần mềm từ đơn giản đến nâng cao giúp phân tích, tính toán và sử lý số liệu nhanh chóng để có thể xuất ra báo cáo hoặc lập một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo.
Phần mềm Exel – Bảng tính phổ biến và dễ sử dụng ai cũng phải biết.
Không cần phải nói nhiều vì đây là phần mềm quá nổi tiếng và phổ biến rồi. Với những công việc yêu cầu thành thạo tin học văn phòng thì Exel là cần thiết để có thể tạo một bảng tính, hay trình bày số liệu nhằm làm báo cáo hay phân tích kinh doanh lập kế hoạch. Tuy nhiên để có thể sử dụng hết sức mạnh của Exel thì người sử dụng phải có một tư duy logic tốt cũng như có những mục tiêu đối với con số đang có để có thể vận dụng tốt các hàm trong Exel hay các công cụ hữu ích khác.
Ngoài ra các hàm trong Exel thì thành thạo các tính năng sau đây giúp ích trong công việc của bạn rất nhiều:
Pivot trong Exel
Tính năng Pivot là một tính năng cơ bản giúp tổng hợp dữ liệu thành một bảng tổng hợp với các cách thức tính toán sẵn có. Dựa vào pivot với các mẫu định dạng sẵn có và có thể tùy biến một số theo chức năng mong muốn, bạn có thể tạo bảng trình bày hay biểu đồ từ chức năng này.
Pivot là chức năng có sẵn trong các phiên bản Exel.
Tìm hiểu về Pivot ở hướng dẫn của Microsoft tại đây.
Power Pivot – Bản nâng cấp hơn của Pivot trong Exel
Một bản nâng cấp với nhiều chức năng mạnh mẽ hơn của Pivot là bạn sẽ dùng Power Pivot để có thể hoàn thiện tốt hơn báo cáo của mình với khả năng liên kết nhiều nguồn dữ liệu, bổ sung các công thức tính toán theo mục tiêu của bạn để hoàn thành bảng trình bày và tính toán hoàn chỉnh.
Đối với Exel chỉ sử dụng các hàm được hỗ trợ, tuy nhiên trong môi trường của Power Pivot thì bạn có thể viết các biểu thức nâng cao với ngôn ngữ biểu thức phân tích dữ liệu (DAX). Để tìm hiểu DAX là gì bạn có thể tìm hiểu tại đây.
Biểu thức Phân tích Dữ liệu (DAX) trong PowerPivot theo hướng dẫn của Microsoft
Đối với Office 2010 và 2013 bạn phải tải phần bổ trợ này về. Từ Office 2016 trở đi Power Pivot được tích hợp sẵn trong các gói Office này và bạn chỉ cần mở ra và sử dụng.
support.microsoft.com – Power Pivot ở đâu ?
support.microsoft.com – Cách bắt đầu phần bổ trợ Power Pivot cho mọi Exel
Tìm hiểu thêm về Power Pivot của Microsoft
Power Query – Tự động hóa xử lý dữ liệu và làm sạch dữ liệu
Đây là công cụ tích hợp sử dụng trong Exel giúp bạn tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và tự động xử lý dữ liệu và tổng hợp một cách tự động và liên tục. Nó được ví như một cái phễu lọc và bạn cài đặt các bộ lọc hay các quá trình xử lý ở trong phễu và dữ liệu đi vào được sàng lọc, xử lý, tái cấu trúc theo mục đích của bạn và đươc update theo một chu trình tự động hoàn toàn.
Các ứng dụng của Power Query:
-
Tự động hóa dữ liệu: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều file, thư mục khác nhau và tự động update khi dữ liệu được cập nhật mới từ các nguồn này hoặc bổ sung thêm file dữ liệu vào nguồn.
-
Làm sạch dữ liệu: Các dữ liệu ban đầu không phải lúc nào cũng sử dụng được ngay, bạn thường phải định dạng lại, xóa các ký tự không cần thiết, lọc các dữ liệu không sử dụng, hay tái cấu trúc dự liệu theo mục đích của mình, với sự tự động hóa là tính năng mạnh mẽ trong xử lý số liệu liên tục.
-
Phân tích dữ liệu theo ngôn ngữ Query giúp công tác xử lý dữ liệu chỉ bằng các bước lập trình và kéo thả dữ liệu.
Tìm hiểu thêm về Power Query của Microsoft
Đối với Office 2010 và 2013 bạn cần tải phần bổ trợ Power Query tại đây.
Googlesheet – Bảng tính trực tuyến phổ biến
Đây là bảng tính trên môi trường duyệt Web, điều này thật tuyệt với khi chỉ cần một máy tính kết nối internet là bạn có thể sử dụng với trình duyệt web trên máy tính. Về cách sử dụng sẽ rất đơn giản với những bạn đã thành thạo công cụ Exel với rất nhiều tính năng tương tự Exel để trình bày và phân tích số liệu. Đặc biệt công cụ này được cung cấp miễn phí từ Google và chỉ cần đăng ký tài khoản Google hay Gmail để sử dụng với 15Gb lưu trữ miễn phí. Googlesheet nổi bật với các tính năng sau:
Tính năng chia sẻ và làm việc chung nhiều người trên cùng một bảng tính
Như các bạn đã biết Googlesheet là nền tảng sử dụng trên internet như vậy có nghĩa là bạn có thể chia sẻ dữ liệu theo nhiều cấp phân quyền xem, chỉnh sửa, nhận xét cho nhiều người thông qua đường link hay liên kết hoặc qua gmail. Và mọi người có thể cùng chỉnh sửa và làm việc trên bảng tính Googlesheet, sẽ thật tuyệt vời khi không còn khoảng cách về không gian làm việc cũng như cần người bỏ thời gian tổng hợp từ nhiều file của nhiều người khi nhiều người đã cũng làm trên một bảng tính.
Liên kết các file Google sheet với nhau dễ dàng để tạo một hệ thống cùng làm việc và báo cáo tự động
Bạn có nghĩ là khi bạn thay đổi thông tin ở một file googlesheet này thì file bảng tính googlesheet khác cũng được cập nhật dữ liệu. Điều này thật tuyệt đúng không khi bạn có thể chia sẻ nhiều kiểu báo cáo, phân quyền dữ liệu với các hàm liên kết như IMPORTRANGE, QUERY tạo thành một hệ thống báo cáo dữ liệu liên tục.
Sử dụng máy chủ mạnh mẽ của Google trong xử lý số liệu
Với máy tính của bạn có cấu hình hạn chế, thì các hàm tính toán hay biểu thức phức tạp của Googlesheet được xử lý nhanh chóng do tính toán trên máy chủ của google, màn hình của bạn đang làm việc chỉ có chức năng load dữ liệu với mạng internet ổn định.
Tích hợp với các công cụ thuộc hệ sinh thái của Google
Nếu bạn hay tổ chức của bạn thường sử dụng Gmail, Google Drive hay GoogleOne, cũng như GoogleDoc… và các ứng dụng khác của Google thì việc kết hợp các ứng dụng của Google trong công việc sẽ trở nên hiệu quả và đa dụng hơn.
Tìm hiểu thêm về Google sheet – Google Trang tính tại đây
Power BI – Trực quan hóa dữ liệu và xử lý dữ liệu toàn diện
Khi bạn sử dụng đầy đủ các tính năng của Exel từ cơ bản đến Pivot, Power pivot và Power Query thì một vấn đề đặt ra với dữ liệu quá lớn hàng ngàn dòng hay hàng trăm ngàn dòng đòi hỏi một máy tính với cấu hình mạnh mẽ mới xử lý được. Tuy nhiên với Microsoft đã phát triển một phần mềm tối ưu tốt trong việc này là Power Bi mang đầy đủ tính năng của các chức năng trên vào một phần mềm gọn nhẹ nhưng hiệu quả.
Ngoài các chức năng xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu và tự động hóa trong phân tích và xử lý. Power BI cũng mang đến nhiều mô hình nhằm trực quan hóa dữ liệu thông qua biểu đồ đa dạng, diễn biến xu hướng cho đến hình cột và tròn.
Xử lý dữ liệu lớn trong thời gian ngắn là ưu điểm nổi trội, với dữ liệu hàng trăm ngàn dòng cho đến hàng triệu dòng thì đối với Power BI thật đơn giản vì đã tối ưu trên máy tính của bạn. Đặc biệt dữ liệu lưu trữ của file Power BI mang đến đầy đủ dữ liệu thu thập được và nén lại nhỏ hơn hàng chục lần giúp giảm dung lượng lưu trữ của bạn.
Ngoài ra sử dụng bằng ngôn ngữ DAX giúp bạn có thể tạo ra nhiều công cụ tính toán hỗ trợ phân tích số liệu đa dạng theo mục đích của mình để có thể xuất mọi số liệu mong muốn.
Có thể sử dụng trên môi trường Online khi bạn đăng ký một tài khoản Power Bi tại website: https://powerbi.microsoft.com/en-us/
Tuy nhiên bạn cần một tài khoản email của công ty để có thể đăng ký được tài khoản này. Và với tài khoản Power BI bạn có thể đồng bộ file dữ liệu xử lý lên Cloud để có thể sử dụng online mọi lúc mọi nơi qua trình duyệt Web hay trên phần mềm dành cho điện thoại di động, máy tính bảng.
Power BI có phiên bản miễn phí Power BI desktop với chức năng cơ bản và có giới hạn các tính năng liên quan đến chia sẻ và các chức năng cao câp khác. Bản có phí sẽ mở rộng nhiều chức năng làm việc hơn. Nhưng với việc phân tích và trình bày đơn giản thì bản miễn phí cũng đã đáp ứng rất nhiều trong công việc.
Tải về và sử dụng Power BI ở đây
Google Studio – Trực quan hóa dữ liệu trên nền tảng của Google
Nếu bạn là người chuyên sử dụng các công cụ của Google trong công việc thì Google Studio là một lựa chọn tốt khi bạn phân tích và trực quan hóa số liệu. Tương tự như Googlesheet, Google Studio có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí khi xây dựng hệ thống báo cáo trực tuyến có đầy đủ tính năng chia sẻ và lấy dữ liệu từ nhiều nguồn một cách tự động hóa và trực quan nhất.
Ngoài ra với Google Looker Studio cập nhật dữ liệu theo thời gian thực dựa vào sự cập nhật dữ liệu của các nguồn dữ liệu và chia sẻ trực tuyến cho mọi người liên quan theo dõi kịp thời.
Có nhiều tùy chọn và biểu đồ trực quan dễ hiểu, đồng bộ với hệ sinh thái của Google. Chỉ cần có tài khoản google và đăng nhập vào: https://datastudio.google.com/
Để có thể sử dụng.
