Bí quyết để có một cuộc họp online hiệu quả trước tình huống hạn chế tiếp xúc hay họp trực tiếp

Với tình hình dịch bệnh lan rộng, hạn chế tiếp xúc và gặp gỡ nơi đông người, cũng như đảm bảo công việc luôn trôi chảy và giải quyết các vấn đề phát sinh trong các cuộc họp thì giải pháp họp Online là sự lựa chọn hàng đầu. Tuy nhiên không phải mọi cuộc họp trực tuyến/online đều hiệu quả vì bạn và mọi người đã quá quen với gặp nhau trao đổi thông qua các cuộc họp trực tiếp. Thậm chí đôi khi cảm thấy họp online không hiệu quả do mọi người không tập trung tham gia và cảm thấy mỗi khi trình bày thì không có ai nghe hay theo dõi. Đó là điều bạn thường gặp mỗi khi triển khai cuộc họp online, để một buổi họp hiệu quả thì cần lưu ý những điều sau:

Chuẩn bị nội dung, mục đích, lich trình cuộc họp và gửi trước cho những người cùng tham gia

Hãy cung cấp thông tin và các yêu cầu cuộc họp để mọi ngươi chuẩn bị thông tin, cũng như phương án cần trao đổi, như vậy những người tham gia sẽ chủ động hơn trong việc cung cấp thông tin và trao đổi trong cuộc họp.

Lựa chọn phương tiện và ứng dụng họp trực tuyến phù hợp với mọi người

Thống nhất ứng dụng họp trực tuyến, hiện tại có rất nhiều ứng dụng có thể sử dụng để họp trực tuyến như: Zoom, Skype, Viber, Google Meet….

Tuy nhiên hay thống nhất và lựa chọn ứng dụng phù hợp, hướng dẫn mọi người cách sử dụng và kết nối để buổi họp được trở nên trôi chạy, không trục trặc trong cuộc họp trực tuyến.

Mọi người tham gia đều có đường truyền mạng internet tốc độ đảm bảo và ổn định

Điều này thực sự quan trọng vì đường truyền mạng ổn định và tốc độ tốt giúp truyền tải thông tin rõ ràng, liên tục, không gián đoạn và việc trao đổi sẽ dễ dàng hơn.

Đây là một buổi họp chung nên mọi người hãy cùng bật camera lên để có thể nhìn thấy nhau

Hãy đảm bảo mọi người bật camera lên để nhìn thấy được nhau trong cuộc họp, cùng nhau tươi cười và thấy được cảm xúc của nhau, tạo sự thân thiện cũng như có trách nhiệm tập trung trong cuộc họp.

Tắt mic khi không nói hay phát biểu

Mội người tham gia họp đều ở một nơi khác nhau và có thể gây ảnh hưởng đến người khác bởi các âm thanh xung quanh, ngoài ra có thể bạn có các cuộc điện thoại, vì vậy nên tắt mic khi không nói để không gây nhiễu âm thanh đến những người khác trong cuộc họp trực tuyến.

Lựa chọn không gian yên tĩnh và thoáng đãng để họp trực tuyến

Hãy chọn một không gian phù hợp, đảm bảo yên tĩnh và không bị quấy rầy trong cuộc họp trực tuyến.

Tương tác hỏi và trả lời cũng như tạo sự tham gia ý kiến của mọi người nhiều hơn thay vì chỉ một người nói.

Lôi kéo mọi người cùng tham gia trong buổi họp trực tuyến giúp mọi người tập trung và tạo sự thu hút hơn. Hãy để mọi người cùng nêu lên ý kiến và trao đổi nhằm tăng tính tương tác thông tin trong cuộc họp để mọi người tập trung và tham gia nhiều hơn.