Gộp dữ liệu từ nhiều bảng tính (file) googlesheet vào một bảng tính tổng hợp bằng Query và Importrange

Googlesheet với ưu điểm là có thể làm việc online với nhiều người bằng các hàm, các kiểu dữ liệu của Googlesheet, và một tính năng rất hay của Googlesheet là có thể liên kết dữ liệu từ nhiều bảng tính hay file Googlesheet với nhau thông qua hàm IMPORTRANGE

Liên kết dữ liệu từ file này sang file khác trên Googlesheet

Mẹo dùng hàm IMPORTRANGE để kết nối dữ liệu giữa các bảng tính hay các file trong googlesheet

Ngoài việc liên kết dữ liệu từ các file hay bảng tính trong Googlesheet, thì một tính năng rất hữu ích là gộp hay tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính hay file googlesheet vào một bảng tính googlesheet tổng hợp bằng hàm IMPORTRANGE hay nâng cao hơn là kết hợp với QUERY để có thể tổng hợp các dữ liệu lại vào một file.

VÍ dụ như ở hình ảnh trên, tôi có 3 file Googlesheet là bán hàng Huế, Hà Nội, Cần Thơ với dữ liệu của từng file như sau:

Như vậy với 3 file trên để gộp tổng hợp dữ liệu và Googlesheet tổng hợp thì bạn sẽ cần hiểu về công thức mảng trong Googlesheet như sau:

Hàm công thức mảng trong Googlesheet được thực hiện như sau:

={Phạm vi 1;phạm vi 2;phạm vi 3;……}

Với phạm vi 1, phạm vi 2…. là khu vực gộp mảng dữ liệu của các sheet từ googlesheet liên kết bằng hàm IMPORTRANGE

Như vậy ở Googlesheet tổng hợp thì sử dụng hàm IMPORTRANGE như sau:

={importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NIYQIvDR8NyfywG6GFrmC4Fd6tv7tpFhkWR9vZKYM90/edit#gid=0”;“sale!A1:B7”);importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NIYQIvDR8NyfywG6GFrmC4Fd6tv7tpFhkWR9vZKYM90/edit#gid=0”;“sale!A1:B7”);importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1DnCTBNyYeYKIZQs17suh2VG1N83Wm7bf_uVdbeGptGY/edit#gid=0”;“sale!A1:B7”)}

Như vậy bạn sẽ được một bảng như sau:

Tuy nhiên bạn sẽ gặp một vấn đề là tiêu đề của các bảng dữ liệu ở nhiều file Googlesheet sẽ có trong dữ liệu của sheet tổng hợp, vì vậy ở phạm vi lựa chọn ở các phạm vi tiếp theo bạn có thể chọn hàng A2 để không có tiêu đề, vì tiêu đề đã đồng nhất ở phạm vi thứ nhất. Ngoài ra một số thủ thuật để sử dụng công thức mảng kết hợp IMPORANGE hiệu quả hơn bạn có thể tham khảo ở đây để tạo ra một bảng dữ liệu tổng hợp tự động cập nhật dữ liệu mà không phải chỉnh sửa nhiều khi dữ liệu tự động cập nhật.

Gộp dữ liệu từ nhiều sheet trong googlesheet đơn giản

Ngoài ra để tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Googlesheet sang một file tổng hợp nâng cao với nhiều điều kiện lọc thì bạn dùng phương án sau:

Dùng QUERY kết hợp IMPORANGE để gộp dữ liệu từ nhiều file googlesheet thành một bảng tính tổng hợp với nhiều điều kiện lọc

Cách sử dụng QUERY như sau:

Sử dụng hàm query để tra cứu, lọc dữ liệu và kết nối các sheet, file dữ liệu trong googlesheet

Như vậy với việc sử dụng QUERY bạn có thể đưa vào nhiều điều kiện lọc dữ liệu để chọn lựa những dữ liệu cần thiết từ nhiều file Googlesheet nhằm đưa vào sheet tổng hợp. 

Lưu ý khi sử dụng QUERY kết hợp IMPORTRANGE thì các cột trong truy vấn không sử dụng cột A B C D…. mà sử dụng thứ tự của cột theo dạng Col1  Col2  Col3…. và chữ C phải viết hoa.

Như vậy với ví dụ trên thì QUERY sử dụng như sau:

QUERY(dữ_liệu; truy_vấn; [tiêu_đề])

Dữ liệu: Là hàm công thức mảng sử dụng kết hợp IMPORTRANGE như ví du trên: {importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NIYQIvDR8NyfywG6GFrmC4Fd6tv7tpFhkWR9vZKYM90/edit#gid=0”;“sale!A1:B7”);importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NIYQIvDR8NyfywG6GFrmC4Fd6tv7tpFhkWR9vZKYM90/edit#gid=0”;“sale!A1:B7”);importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1DnCTBNyYeYKIZQs17suh2VG1N83Wm7bf_uVdbeGptGY/edit#gid=0”;“sale!A1:B7”)}

Truy vấn: Là điều kiện bạn đưa ra để lọc dữ liệu tổng hợp từ nhiều bảng tính Googlesheet. Cách sử dụng Truy vấn xem ở bài viết hướng dẫn về Query.

Như vậy ở VD trên để lấy dữ liệu tổng hợp là NVBH có điều kiện doanh thu lớn hơn 3 thì truy vấn sẽ được đặt như sau:

“select * where Col2>3”

Col2>3 từ là cột 2 có giá trị lớn hơn 3 sẽ được chọn vào sheet tổng hợp. Như vậy hàm sử dụng Query như sau:

=query({importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NIYQIvDR8NyfywG6GFrmC4Fd6tv7tpFhkWR9vZKYM90/edit#gid=0”;“sale!A1:B7”);importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NIYQIvDR8NyfywG6GFrmC4Fd6tv7tpFhkWR9vZKYM90/edit#gid=0”;“sale!A2:B7”);importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1DnCTBNyYeYKIZQs17suh2VG1N83Wm7bf_uVdbeGptGY/edit#gid=0”;“sale!A2:B7”)};“select * where Col2>3”)

Như vậy với các ví dụ trên bạn đã hiểu được phần nào cách gộp dữ liệu không chỉ từ nhiều sheet mà nhiều file Googlesheet với nhau để đưa vào một file tổng hợp nhằm tạo một môi trường làm việc chung trên thời gian thực bằng Googlesheet.