Sử dụng tính năng bảo vệ (protect) trong Googlesheet để phân quyền vùng ô chỉnh sửa cho từng người để cập nhật và làm việc chung

Googlesheet nổi bật với tính năng làm việc Online và có thể chia sẻ để mọi người cùng làm chung trên một bảng tính, tuy nhiên khi mọi người cùng làm trên một bảng tính Googlesheet thì một vấn đề là nếu bạn không kiểm soát được công việc của từng người trên bảng tính googlesheet được chia sẻ thì sẽ sảy ra trường hợp một số người tự ý hay vô ý chỉnh sửa các cập nhật của người khác, điều này sẽ gây khó khăn khi làm việc chung. Tuy nhiên vấn đề này được giải quyết bằng việc bạn tạo ra các vùng ô được bảo vệ, và chỉ có bạn hoặc những người được bạn chỉ định có thể thực hiện cập nhật hay chỉnh sửa trên các vùng ô này, những người không được bạn phân quyền thì không thể chỉnh sửa được. Để phân quyền chỉnh sửa cho từng người ở các vùng ô được bảo vệ và hạn chế sự chồng chéo trong công việc trên bảng tính Googlesheet bạn thực hiện như sau.

Chọn vùng ô cần phân quyền hoặc cài đặt bảo vệ chỉnh sửa để mở tính năng bảo vệ trang tính hay vùng ô trong Googlesheet

Ví dụ ở bảng tính trên, để phân quyền chỉnh sửa trên các vùng màu tương ứng với từng nhân viên, để không phải ai cũng chỉnh sửa được các khu vực của người khác trên Googlesheet thì đầu tiên bạn bôi đen vùng cần bảo vệ và phân quyền chỉnh sửa. Ở đây tôi bôi vùng màu vàng đươc phân quyền chỉnh sửa chỉ cho Nguyễn Văn A và chọn dữ liệu sau đó chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ

Lúc này cửa sổ Trang tính và dải ô được bảo vệ hiện lên để bạn cài đặt chế độ bảo vệ ở vùng được chọn.

Các thông số ở trang tính và dải ô được bảo vệ trong googlesheet

Ở đây bạn sẽ có thể thấy các thông số sau:

• Tiêu đề Trang tinh và các dải ô được bảo vệ.

• Ở ô mô tả bạn có thể nhập mô tả cho vùng được bảo vệ hoặc phân quyền chỉnh sửa trong Googlesheet, ở đây tôi đặt tên là “Nguyễn Văn A chỉnh sửa”

• Dải ô: Phạm vi vùng chọn

Sau đó bạn bấm vào đặt quyền

Cài đặt quyền chỉnh sửa trong trang tính và dải ô được bảo vệ của Googlesheet

 

Lúc này cửa sổ cài đăt quyền chỉnh sửa và phạm vi hiện lên. Nếu bạn muốn chỉ bạn có quyền chỉnh sửa phạm vi ô đã chọn thì chọn chỉ mình bạn, nếu bạn muốn thêm người khác có thể chỉnh sửa phạm vi ô này cùng với bạn thì bạn chọn Tùy chỉnh

Lúc này ở ô thêm người chỉnh sửa, bạn gõ địa chỉ Gmail của người chia sẻ quyền chỉnh sửa ở phạm vi ô đươc chọn và chọn Đã xong

 

Như vậy bạn đã hoàn thành vùng chỉnh sửa và chỉ có bạn và người được chia sẻ quyền có thể chỉnh sửa ở vùng ô được chọn, những người khác được chia sẻ quyền chỉnh sửa bảng tính này sẽ không thể chỉnh sửa ở vùng ô đó. Bạn có thể click vào phần mô tả chỉnh sửa và phạm vi chỉnh sửa để sửa lại quyền chỉnh sửa hay xóa vùng bảo vệ.

Thực hiện tương tự với các vùng ô khác, bạn đã có thể phân khu vực cập nhât thông tin hay làm việc của từng người, từng bộ phận nhiệm vụ khác nhau trên cùng một file googlesheet. Không còn vấn đề người này chỉnh sửa nhầm dòng, hàng của người khác.