Nên chọn Exel hay Power Bi trong phân tích số liệu và làm báo cáo

Hiện tại Exel và Power BI đang là 2 phần mềm phổ biến khi bạn làm báo cáo, phân tích hay tính toán trình bày dữ liệu. Thực sự mà nói cả hai phần mềm này đều có những ưu điểm nổi trội và hỗ trợ rất tốt công việc của bạn. Cả hai phần mềm này đều là những sản phẩm của Microsoft phục vụ nhu cầu cuộc sống và công việc.

Exel có thể làm được những thứ Power BI có thể làm được và thậm chí giúp nhiều người tiếp cận cùng làm việc với nhau hơn.

Về cơ bản cả Exel và Power BI đều có cùng khả năng tính toán, trình bày, phân tích dữ liệu bằng các hàm tính toán. Tuy nhiên với Exel thì thực sự mà nói có tính phổ biến hơn, mọi người đều có thể tiếp cận và cùng nhau làm việc, trao đổi qua lại trên các bảng tính Exel. Như vậy có thể nói tính phổ biến của Exel và mọi người đều có thể tiếp cận và cùng làm việc chia sẻ qua lại các bảng tính trở nên thường ngày khi gửi nhận các báo cáo, bản trình bày, kế hoạch. Các bảng tính có thể chỉnh sửa trực tiếp thông qua các hàm của Exel, điều mà Power Bi không thể thực hiện được và đòi hỏi người có chuyên môn mới làm được.

Đối với tính năng vẽ biểu đồ thì Exel có các dạng biểu đồ đơn giản, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của bạn trong trình bày dữ liệu làm báo cáo.

Với Power BI thì có nhiều loại biểu đồ phức tạp hơn, tuy nhiên để có thể copy biểu đồ, liên kết với Power Point hay Word thì Exel lại có lợi thế hơn. Như vậy Exel hoàn toàn có thể giúp bạn tạo một Dashboard hay một bảng trình bày thân thiện với mọi người hơn Power BI với các Slicer hay bảng Pivot và biểu đồ.

Nếu bạn xử lý những dữ liệu lớn bằng Exel nhưng với những hàm của Exel làm cho file exel trở nên nặng hơn, làm chậm tốc độ xử lý. Đặc biệt đòi hỏi Ram và cấu hình máy tính mạnh mẽ. Điều này khiến cho Power Bi nổi trội và ưu thế ở phần xử lý dữ liệu lớn. Tuy nhiên điều này có thể khắc phục bằng sử dụng Table trong Exel, hoặc sử dụng chức năng Pivot, nâng cao hơn là sử dụng Power Pivot.

Power Pivot là một bước tiến mạnh mẽ trong Exel, nếu bạn chưa biết đến Power Pivot nhưng đã hiểu về Pivot thì có thể thấy rằng Pivot đã hỗ trợ tốt công việc của bạn như thế nào thì Power Pivot còn mạnh mẽ hơn thế nữa. Nếu biểu thức DAX với các hàm tính toán mạnh mẽ, giúp giảm dung lượng lưu trữ của file Power Bi thì đã có ở Exel thông qua Power Pivot nhằm tạo ra các phép tính toán đa dạng và hiệu quả. Thử tưởng tượng để tạo ra một kết quả tính toán thông qua các hàm của Exel, bạn phải thông qua các hàm trung gian, các ô hay tạo ra một hệ thống bảng tính trung gian để kết nối ra kết quả. Điều này làm file Exel của bạn rất nặng, nhưng với biểu thức DAX, chỉ cần sử dụng các hàm trong biểu thức DAX nhằm tạo ra kết quả tính toán, phân tích thông qua một phép tính được định sẵn để tính toán trong nhiều tình huống.

Đối với Exel, để liên kết các bảng dữ liệu với nhau thông thường bạn sẽ dùng các hàm Vlookup hay Hlookup nhằm tham chiếu các ô, các dòng trong tính toán hay các hàm khác. Như đã nói ở trên, càng dùng nhiều hàm tính toán thì sẽ khiến file Exel của bạn nặng lên rất là nhiều. Một tính năng rất ưu việt của Power BI là thiết lập mối liên hệ giữa các bảng dữ liệu khác nhau để có thể tính toán bằng các biểu thức DAX. Tuy nhiên Exel cũng có chức năng này trong Power Pivot để liên kết các bảng dữ liệu, và bạn có tin rằng mình có thể liên kết các bảng dữ liệu này không chỉ bằng biểu thức DAX mà liên kết bằng các bảng Pivot từ Power Pivot.

Liên kết các nguồn dữ liệu khác nhau trên Exel cũng có thể làm được tương tự Power BI thông qua các hàm Exel nhằm liên kết nhiều sheet với nhau hay các file Exel khác nhau. Hoặc nâng cấp hơn trên Exel cũng có thể sử dụng Power Query tương tự Power BI để làm sạch hay liên kết dữ liệu, nối nhiều file dữ liệu từ nhiều nguồn với nhau.

Với những ưu thế trên thì có thể nói Exel có đây đủ sức mạnh như Power BI trong công việc, tuy nhiên mỗi phần mềm đều có một chức năng riêng. Và Exel sẽ làm tốt các chức năng cơ bản của Power BI nhằm hỗ trợ công việc và làm việc cùng nhau của mọi người, tuy nhiên Power BI vẫn là một phần mềm trình bày báo cáo và phân tích dữ liệu tuyệt vời mà bạn cần tìm hiểu và sử dụng.

Power BI có thể làm tốt hơn về xử lý dữ liệu, phân tích và trình bày báo cáo động trong các cuộc họp và công việc.

Exel có thể làm tốt về phần phân tích xử lý dữ liệu, nhưng Power BI còn làm tốt hơn khi có thể xử lý những dữ liệu lớn tới hàng triệu dòng, điều mà Exel kho có thể làm được do Power BI được tối ưu để xử lý và dùng tốt các tài nguyên máy tính.

Như vậy bạn có thể kết nối Power BI với các dữ liệu lớn và thiết lập hệ thống thông tin dữ liệu nhằm có thể truy xuất và tính toán dữ liệu một cách nhanh chóng thông qua các biểu thức DAX và Power Query. Không những thế có thể tạo nhiều kiểu bảng trình bày theo nhu cầu để sử dụng khi cần thiết. Có thể xuất ra csv hay Exel nhằm chia sẻ hoặc đưa lên bảng tính Exel để sử dụng

Power BI đa dạng về kết nối dữ liệu và môt ưu điểm là có thể làm mới dữ liệu cập nhật liên tục khi sử dụng đầy đủ chưc năng, vì vậy với Power BI bạn có thể tạo ra các báo cáo trên thời gian thực hay cập nhật dữ liệu thường xuyên.

Về biểu đồ thì Power BI có các biểu đồ chuyên nghiệp hơn trong phân tích và trình bày số liệu, hay báo cáo đặc trưng mang tính chuyên môn. Từ đó tạo ra nhiều kiểu trình bày số liệu đẹp mắt. Cũng như tập trung nhiều vào công cụ phân tích và thống kê dữ liệu nhằm cung cấp thông tin để đưa ra quyết định.

Ngoài ra các tính năng chia sẻ báo cáo, đưa lên Website công khai hay nội bộ để cập nhật báo cáo liên tục là những tính năng độc đáo nhằm hỗ trợ báo cáo hay trình bày số liệu giữa các đồng nghiệp và phòng ban.

Không những thế trong các buổi trình bày số liệu, khi bạn kích chọn các dữ liệu ngày trên bảng trình bày thì các số liệu sẽ nhảy theo phân vùng được chọn, chi tiết hóa các thông tin phân tích và trình bày nhằm rút ngắn thời gian tìm kiếm các số liệu liên quan để đưa đến quyết định chính xác.

Có thể nói, chọn phần mềm nào là tùy vào nhu cầu và khả năng đáp ứng công việc của bạn, theo tôi bạn nên vừa thành thạo Exel để hỗ trợ tốt công việc và tìm hiểu thêm để sử dụng tốt Power BI trong phân tích và hoàn thiện báo cáo trình bày số liệu. Ngoài ra Power BI cũng phân tích số liệu và xuất ra Exel để đưa vào bảng tính Exel của bạn một cách nhanh chóng nhằm chia sẻ và làm việc cùng nhau.