Đặt tên cho vùng dữ liệu trong Exel bằng tính năng Define Name

Trong Exel bạn thường thấy các vùng dữ liệu được đặt với cấu trúc như A1:B8 hay F5:H100…. Tuy nhiên một chức năng rất hay là bạn có thể đặt tên được cho vùng dữ liệu để có thể sử dụng các hàm tính toán, tham chiếu trong Exel và chỉ cần gọi tên vùng dữ liệu đó vào, cái này bạn có thể hiểu là bạn chọn một vùng dữ liệu và đặt tên cho nó, thì khi đặt hàm tính toán hay tham chiếu ví dụ: A1:B8 thành vung1 thì khi dùng hàm tính tổng: Sum(A1:B8) thì có thể dùng là Sum(vung1).

 

Cách đặt tên vùng dữ liệu trong Exel

Để đặt tên cho vùng dữ liệu thì cách đơn giản nhất là chọn vùng dữ liệu và đặt tên

Đây là cách đặt tên đơn giản nhất, bạn chọn vùng dữ liệu và tiến hành đặt tên ở vùng khoang đỏ sau.

Ở vị trí này bạn có thể đặt tên của vùng dữ liệu được chọn, ở ví dụ trên vùng dữ liệu D4:D7 được chọn và sẽ được đặt tên là Rau như sau. Bạn gõ rau vào vùng được bôi đỏ và nhấn Enter để đặt tên cho vùng dữ liệu được chọn.

Như vậy bạn đã có vùng dữ liệu được đặt tên một cách đơn giản trong Exel, thông qua vùng dữ liệu được đặt tên, thì chúng ta có thể dùng các hàm tính toán với vùng dữ liệu được đặt tên.

Ở trường hợp này tính tổng doanh số rau thì đặt hàm =Sum(rau)

Như vậy kết quả đã trả về đúng vùng đươc đặt tên. 

Với cách đặt tên vùng dữ liệu này, khi bạn chọn lại vùng dữ liệu tương ứng và đặt tên thì vùng dữ liệu với tên cũ không mất đi mà sẽ tạo thêm một vùng dữ liệu với tên mới. Tức là sẽ có nhiều vùng dữ liệu D4:D7 đặt nhiều tên khác nhau cùng một lúc.

Sử dụng chức năng Define Name để đặt tên vùng dữ liệu

Một cách khác đặt tên cho vùng dữ liệu nâng cao hơn là bạn chọn vùng dữ liệu cần đổi tên, sau đó tìm đến Tab Fomulas và chọn Define Name như sau:

Ở đây chọn vùng dữ liệu từ E4:E7 và bấm vào nút Define Name như hình trên, lúc này cửa sổ Define Name sẽ xuất hiện.

Bạn sẽ lưu ý một số thông số sau:

Name: Tên của vùng dữ liệu, Exel sẽ tự động gợi ý tên theo tên cột của dữ liệu với dấu cách được thay bằng dấu gạch ngang phía dưới.

Scope: Chọn phạm vi áp dụng, có nhiều lựa chọn để bạn áp dụng với tên vùng dữ liệu được chọn, bao gồm toàn bộ bảng tính, chỉ áp dụng trong một sheet được chỉ định.

Comment: Diễn giải vùng được chọn để có các giải thích sau này

Refers to: Phạm vi vùng dữ liệu cần xác định tên.

Đối với đặt tên vùng dữ liệu trong Exel sẽ không được dùng dấu cách hay các ký tự đặc biệt, vì vậy lưu ý khi đặt tên. Như vậy với vùng được chọn đặt tên sẽ là Trái_Cây

Chọn OK và vùng được chọn đã được xác định tên là Trái_Cây

 

Để thay đổi tên vùng dữ liệu đã được xác định hay thay đổi phạm vi vùng dữ liệu được đặt tên thì bạn dùng chức năng sau.

Tại Tab Fomulas chọn Name Manager

Lúc này cửa số Name Manager hiện ra và tại đây bạn có thể chọn nhiều chức năng như sau:

New: Thêm mới vùng dữ liệu đặt tên

Edit: Sửa thông tin vùng dữ liệu được chọn, tại đây bạn có thể thay đổi tên, thay đổi vùng dữ liệu tương ứng, mở rộng hay thu hẹp vùng dữ liệu đã đặt tên trong Exel

Delete: Xóa vùng dữ liệu đã đăt tên.

Việc đặt tên cho vùng dữ liệu giúp bạn tạo các phép tính một cách nhanh chóng trong việc thực hiện các báo cáo hay phân tích số liệu, ngoài ra khi kết hợp với các hàm Indirect, Index, Vlookup… sẽ giúp bảng tính của bạn được tham chiếu nhanh chóng hơn.