Cách chia nhỏ dữ liệu hay thông tin trong Googlesheet để bảo mật hoặc phân quyền xem báo cáo

Googlesheet nổi bật với khả năng làm việc chung và chia sẻ thông tin với mọi người, bạn có thể chia sẻ file Googlesheet cho mọi người vào cùng làm việc hoặc xem báo cáo. Tuy nhiên một vấn đề đặt ra là trong file hay bảng tính Googlesheet của bạn có rất nhiều thông tin, không thể chia sẻ được cho tất cả mọi người, vì vậy cần phân chia thông tin ra cho từng người có thể xem theo phân quyền và độ bảo mật thông tin. Có rất nhiều cách để khóa khả năng xem thông tin cho từng người như ẩn các dòng không cần thiết, khóa quyền chỉnh sửa. Tuy nhiên một vấn đề đặt ra là bạn sẽ phải chỉnh sửa từng bảng tính, từng file cho từng người tại từng thời điểm. Ngoài ra một người rành về Googlesheet có thể tải về dạng Exel và mở các vùng hay sheet bị ẩn đi để xem hết thông tin trong đó, thậm chí xem được hết cả các data dữ liệu.

Chia nhỏ dữ liệu ra thành từng sheet tương ứng với mỗi người có quyền xem các dữ liệu cần thiết và dùng Importrange để chia nhỏ dữ liệu ra từng file Googlesheet

Với dữ liệu là một bảng báo cáo chung dành cho nhiều người. Tuy nhiên sẽ có nhiều thông tin không thể chia sẻ hết được. Vì vậy cần chia nhỏ dữ liệu ra thành từng sheet khác nhau dành cho mỗi người có quyền xem số liệu theo quyền hạn chia sẻ của mình.

Với một báo cáo đơn giản sau, thì để phân quyền cho những ai ở Hà Nội chỉ xem được số liệu ở Hà Nội, còn những ai ở Đà Nẵng xem được số liệu ở Đà Nẵng thì cần đảm bảo số liệu ở báo cáo tổng liên kết với số liệu ở báo cáo của từng khu vực. Có 2 cách:

Sử dụng trực tiếp hàm Importrange để chia nhỏ dữ liệu ra nhiều bảng tính khác nhau cho mỗi người xem

Đây là cách đơn giản nhất khi sử dụng hàm Importrange nhằm liên kết các vùng được chọn trong báo cáo tổng đến một bảng tính googlesheet mới, như vậy người nhận và đọc báo cáo chỉ nhận được kết quả từ hàm trả về, các data và dữ liệu khác không được truy cập khi đã khóa quyền chỉnh sửa của bảng tính Googlesheet được nhận.

Tìm hiểu thêm cách dùng IMPORTRANGE ở các bài viết sau:

Liên kết dữ liệu từ file này sang file khác trên Googlesheet

Mẹo dùng hàm IMPORTRANGE để kết nối dữ liệu giữa các bảng tính hay các file trong googlesheet

Như vậy tại bảng tính Googlesheet bán hàng Hà Nội, tạo hàm IMPORTRANGE với phạm vi ô A2:B5 của báo cáo tổng hợp thì kết quả như sau.

Như vậy bạn chỉ cần chia sẻ báo cáo này với những người có quyền xem dữ liệu của Hà Nội là xong, các thông tin thay đổi ở báo cáo tổng trong phạm vi chia sẻ sẽ được cập nhật liên tục cho người xem báo cáo Hà Nội.

Đối với khu vực Đà Nẵng thì tạo thêm một bảng tính mới phân quyền xem cho những người ở Đà Nẵng, tuy nhiên do phạm vi báo cáo chia thành 2 mảng với 2 cột tách biệt là sản phẩm và Đà Nẵng, vì vậy sẽ chạy 2 hàm IMPORTRANGE đối với báo cáo Đà Nẵng với 2 phạm vi là: A2:A5 và C2:C5 của báo cáo tổng. Cách thực hiện như sau.

Tại ô A2 đặt hàm IMPORTRANGE liên kết phạm vi ô A2:A5 của báo cáo tổng để lấy cột sản phẩm.

Tại ô B2 đặt hàm IMPORTRANGE liên kết phạm vi ô C2:C5 của báo cáo tổng để lấy cột số liệu Đà Nẵng.

Sau đó bạn chỉ cần chỉnh sửa định dạng từng báo cáo lại cho đẹp mắt khi trình bày, ngoài ra để hạn chế việc chỉnh sửa thì có thể phân quyền chỉ xem báo cáo hoặc dùng chức nằng Protect của Googlesheet để khóa các vùng không cho chỉnh sửa.

Sử dụng tính năng bảo vệ (protect) trong Googlesheet để phân quyền vùng ô chỉnh sửa cho từng người để cập nhật và làm việc chung

Tuy nhiên với phương pháp này thì với các báo cáo có cấu trúc đơn giản của báo cáo tổng. Một thủ thuật để tiết kiệm thời gian với các báo cáo cần chia nhỏ ra cho nhiều người thì bạn chỉ cần nhân bản bằng chức năng tạo bản sao của googlesheet, sau đó chỉnh sửa lại vùng dữ liệu cần thiết của từng file nhằm tiết kiệm thời gian với các hàm sẵn có. Đỡ được rất nhiều thời gian viết lại hàm cho các bảng tính khác.

Mặc dù vậy vẫn là một vấn đề khi bạn cần chỉnh sửa lại cấu trúc báo cáo, hoặc mở rộng phạm vi của của báo cáo tổng, lúc này sẽ phải mở từng file googlesheet của các báo cáo cho các khu vực hay phòng ban để chỉnh sửa, dẫn đến mất thời gian để mở rộng từng file báo cáo. Vì vậy cách sau đây sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian thao tác cho các chỉnh sửa sau này.

Tạo các sheet báo cáo của từng site hay từng bộ phận và dùng IMPORTRANGE để liên kết dữ liệu toàn bộ sheet đó với file báo cáo cần chia sẻ.

Việc tạo báo cáo của từng phòng ban, bộ phận dựa trên báo cáo tổng bằng chia nhỏ dữ liệu có thể thực hiện dễ dàng bằng các cách sau.

Với các khu vực cần chia báo cáo với dữ liệu cấu trúc giống nhau, thì có thể tạo ra một sheet mẫu, sau đó nhân bản để sửa thông số trong hàm báo cáo nhằm tiết kiệm thời gian thiết kế.

Thực hiện việc này có thể sử dụng chức năng Pivot của Googlesheet để thực hiện, hoặc các hàm Filter, hay các hàm công thức mảng trong Googlesheet. Tìm hiểu thêm ở các bài viết sau:

Gộp dữ liệu từ nhiều sheet trong googlesheet đơn giản

Phân tích, tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo với PIVOT trong GOOGLESHEET

Với mỗi sheet nên tạo ra với tên đơn giản, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ sau đó thực hiện liên kết với file Googlesheet tương ứng bằng hàm IMPORTRANGE.

Sau khi đã tạo ra các sheet báo cáo của từng bộ phận, tạo một file mẫu và liên kết với một sheet tương ứng, sau đó nhân bản file đó ra cho các phòng ban, bộ phận tương ứng, đổi tên file Googlesheet và thay đổi thông số tên sheet là được. Lưu ý phạm vi liên kết vùng dữ liệu nên để rộng ra nhằm các file báo cáo liên kết có thể cập nhật tự động khi dữ liệu thay đổi ở file gốc.

Như vậy với phương pháp này đã giải quyết được vấn đề khi báo cáo thay đổi thì chỉ cần sửa ở các sheet báo cáo gốc. Trong trường hợp sửa chữa nhiều và bạn không muốn sửa chữa ở từng sheet. Chỉ cần xóa các sheet cũ sau đó sửa lại một sheet đại diện và nhân bản, đổi tên lại các sheet như các sheet cũ là các file báo cáo liên kết sẽ tự động cập nhật.

Ngoài ra đối với dữ liệu lớn, cần chia nhỏ data ra và làm báo cáo theo data được chia nhỏ thì có thể sử dụng cách sau:

Sử dụng Query kết hợp IMPORTRANGE để chia nhỏ data và tạo báo cáo cho từng bộ phận được phân quyền nhằm bảo mật số liệu

Tham khảo thêm cách dùng Query kết hợp với IMPORTRANGE ở bài viết sau:

Gộp dữ liệu từ nhiều bảng tính (file) googlesheet vào một bảng tính tổng hợp bằng Query và Importrange

Với cách thực hiện này thì tương tự với cách trên. Tạo một file Googlesheet liên kết data được lọc bởi Query và tạo báo cáo cho bộ phận được phân quyền xem. Sau đó nhân bản và thay đổi thông số dữ liệu Query để tạo báo cáo cho các bộ phận khác.

Lưu ý các ô liên quan đến hàm thì nên khóa quyền chỉnh sửa lại để không bị lỗi hay thay đổi cấu trúc file googlesheet.

Như vậy với các hướng dẫn trên bạn đã có thể hiểu phần nào và tự ứng dụng để có thể tạo được nhiều báo cáo cho các bộ phận phòng ban, hay các khu vực xem theo phân quyền chia sẻ thông tin nhằm bảo mật thông tin với nhiều người, giữ được thông tin file gốc nhằm tránh lộ các thông tin nhạy cảm của tổ chức. Ngoài ra việc thay đổi chỉnh sửa cũng dễ dàng trên file gốc để các file trình bày báo cáo tự động câp nhật và thay đổi. Rất hữu ích khi chia sẻ báo cáo, tạo các bảng theo dõi cho từng nhóm, từng khu vực, bộ phận khác nhau nhằm cập nhật thông tin liên tục theo phân quyền thông tin.