Hiểu và vận dụng chỉ số nền tảng hiệu quả trong thiết lập mục tiêu bán hàng

Chỉ số nền tảng, một khái niệm không phải là mới trong các lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính, bán hàng. Có thể hiểu chỉ số nền tảng như một cái móng của ngôi nhà, nhằm đo lượng sự vững trãi và khả năng nâng cao chiều cao, bề rộng, kế cấu của ngôi nhà. Đối với bán hàng mục tiêu kinh doanh là doanh số và chỉ số nền tảng là chỉ số đo lường các yếu tố nhằm cấu thành doanh số với sự gắn kết để tăng cường hiệu quả, kết quả các chỉ số này mang lại doanh số cao hơn nữa trong bán hàng, phát triển năng lực đội ngũ bán hàng.

Không chỉ là mối liên hệ với kết quả bán hàng, mà chỉ số nền tảng còn đánh giá năng lực đội ngũ, sự phát triển về chuyên môn, nghiệp vụ của các nhân sự thuộc đội ngũ bán hàng thông qua kết quả đo lường được từ chỉ số nền tảng trong bán hàng.

Các chỉ số nền tảng chủ yếu trong bán hàng

Thông thường trong bán hàng chỉ số nền tảng thường là các chỉ số: Bao phủ – Bao trùm – hay kích hoạt khách hàng; Năng suất hay tỷ lệ đơn hàng thành công; số sản phẩm hay SKU trên đơn hàng.

Bao phủ – bao trùm hay kích hoạt khách hàng

Đây là chỉ số dựa trên một quá trình mục tiêu bán hàng của nhân viên hay đội nhóm bán hàng, có thể theo dõi theo từng tuần, tháng, quý, năm thể hiện số khách hàng hoặc tỷ lệ khách hàng có lấy hàng trong một khoảng thời gian nhất định với số lượng cần thiết ở một khu vực thị trường được xác định.

Về chu kỳ đánh giá: Đối với chỉ số này có thể theo dõi theo một chu kỳ thời gian nhất định với điều kiện nhân viên hay đội nhóm bán hàng đã đủ thời gian đi gặp gỡ, giới thiệu và bán hàng tất cả khách hàng ở khu vực được phân công, và tần suất tiếp cận tùy theo sự phân công lịch bán hàng của quản lý hoặc khả năng tự lên lịch tiếp cận bán hàng của nhân viên. Vì vậy thông thường thời gian theo dõi có thể 3 ngày hoặc 1 tuần, tháng, quý, năm…

Đánh giá bằng số khách hàng hay tỷ lệ khách hàng: Trong trường hợp chưa có thống kê hay lên danh sách, số lượng khách hàng cụ thể của khu vực phụ trách, có thể đo lường bằng số lượng khách hàng của từng chu kỳ đánh giá nhằm đánh giá số khách hàng bao trùm của từng chu kỳ để đánh giá hiệu quả bao trùm hay bao phủ khách hàng của nhân viên, đội nhóm bán hàng. Đánh giá bằng tỷ lệ bao phủ được thực hiện khi số lượng khách hàng được xác định và biến động tăng giảm tổng khách hàng trong phạm vị kiểm soát bổ sung nhằm đánh giá khả năng bao phủ bằng phần trăm của đội ngũ.

Số lượng sản phẩm cần thiết để đánh giá bao phủ: Tùy vào đặc thù của công ty, sản phẩm bán hàng, mục tiêu bán hàng với số lượng tối thiểu tại điểm bán nhằm đưa ra điều kiện số lượng sản phẩm, doanh số tối thiểu mới tính là khách hàng bao trùm nhằm đảm bảo hiệu quả của bao trùm, tránh trường hợp nhân viên bán với đơn vị quá nhỏ để chạy theo chỉ tiêu bao trùm. 

 

Năng suất hay tỷ lệ đơn hàng thành công

Đây là một chỉ số quan trọng và được hiểu là tỷ lệ phần trăm số đơn hàng được chốt dựa trên số khách hàng hay số cuộc viếng thăm của nhân viên bán hàng. Với chỉ số nền tảng này khác với chỉ số về bao trùm là tính trên đơn vị số lượng khách hàng của một chu kỳ nhất định. Thì tỷ lệ đơn hàng thành công được tính hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và tính trên lượt viếng thăm, tiếp cận khách hàng. Chỉ số này cho phép đánh giá hiệu quả của hoạt động tiếp cận bán hàng của nhân viên, đội nhóm hàng ngày thể hiện trên tỷ lệ đơn hàng so với số cuộc viếng thăm. Đối với chỉ số đơn hàng thành công có thể thêm điều kiện chỉ số đơn hàng thành công hiệu quả với các điều kiện về số sản phẩm, doanh số, doanh thu tối thiểu của mỗi đơn hàng nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng, tránh trường hợp nhân viên chạy theo tỷ lệ đơn hàng thành công với doanh số của đơn hàng quá thấp và không hiệu quả.

 

Số sản phẩm, chủng loại hay SKU trên đơn hàng.

Ngoài 2 chỉ số trên thì chỉ số SKU trên đơn hàng cũng thường được sử dụng trong bán hàng, với mục tiêu bán hàng với đơn hàng hiệu quả, tăng thêm số sản phẩm bán được trên đơn hàng thì chỉ số này được đo lượng bằng tổng chủng loại sản phẩm hay SKU của chu kỳ bán hàng xác định chia cho số đơn hàng đạt được của chu kỳ đó.

Có thể hiểu như sau SKU trên đơn hàng như sau: 

VD trong 1 ngày nhân viên bán được 3 đơn hàng trong một ngày với đơn hàng thứ nhất 3 SKU, đơn hàng thứ 2 có 4 SKU, đơn hàng thứ 3 có 2 SKU. Như vậy tổng SKU của 3 đơn là: 3+4+2 = 9 SKU

Như vậy số SKU trung bình trên đơn hàng của ngày hôm đó là: 9 SKU chia cho 3 đơn hàng = 3 SKU.

Ngoài ra chỉ số chủng loại đơn hàng hay SKU cũng được một số công ty thay vì đo lượng trên đơn hàng hằng ngày, hàng tháng mà đo lường trên khách hàng, bằng cách thống kê bình quân khách hàng mua bao nhiêu SKU trong một chu kỳ xác định.

Đối với chỉ số này cũng có thể thêm điều kiện số lượng, doanh số tối thiểu của từng SKU nhằm đảm bảo chỉ số được đo lường hiệu quả bán hàng.

 

Làm thế nào để tính toán và thống kê chỉ số nền tảng nhanh chóng và chính xác ?

Đối với chỉ số nền tảng muốn có sự theo dõi, tính toán chính xác thì cần có một nền tảng ghi chép cụ thể các chỉ số này, thông thường trước đây doanh nghiệp bán hàng sẽ dựa vào báo cáo số lượng đơn hàng hàng ngày của từng nhân viên và có hệ thống ghi chép, tính toán bằng các ứng dụng office để tính toán và tạo các báo cáo chỉ số.

Ngày nay có thể dựa vào các phần mềm bán hàng để có thể ghi chép các đơn hàng hằng ngày trên hệ thống và có thể xuất báo cáo trên phần mềm bán hàng để có các chỉ số này. Trong trường hợp không có hệ thống phần mềm bán hàng thì cần có một quy trình, nhân lực ghi chép số liệu thường xuyên để có thể tính toán và xây dựng báo cáo  hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm….

 

Thiết lập mục tiêu chỉ số nền tảng hiệu quả

Với chỉ số nền tảng hiệu quả khi được thiết lập mục tiêu dựa trên thực tế đạt được của đội ngũ hiện tại. Thông thường sẽ dựa vào thống kê tình hình thực hiện chỉ số nền tảng của 3 tháng của đội ngũ nhân sự trước đó nhằm đánh giá năng lực, các nguyên nhân đạt được con số đó và mục tiêu cải thiện trong thời gian tới.

Dựa vào kết quả đạt được của quá khứ, tính toán toán mục tiêu cần cải thiện và doanh số đạt được khi cải thiện chỉ số nền tảng nhằm nâng cao năng lực đội ngũ bán hàng cũng như kết quả bán hàng. Về mục tiêu cần cải thiện cần đưa ra thực tế có khả năng đạt được với năng lực và nguồn lực hiện tại của đội ngũ.

 

Những lưu ý khi thực hiện chỉ số nền tảng hiệu quả

Mục tiêu của chỉ số nền tảng dựa trên số liệu quá khứ và năng thực, thực trạng của đội ngũ nhân viên bán hàng, nguồn lực tổ chức.

Mục tiêu phải dựa trên kết quả đạt được được và phân tích các nguồn lực hiện có, năng lực hiện tại để đưa ra mục tiêu cần đạt được trong thời gian tới.

Có lộ trình cải thiện chỉ số nền tảng phù hợp, tránh đặt mục tiêu quá cao dẫn tới không đạt được.

Cần có mục tiêu tăng chỉ số nền tảng một cách từ từ, thích hợp và phù hợp với năng lực hiện tại của đội ngũ nhằm giúp đội ngũ làm quen và có thời gian cải thiện các vấn đề về kỹ năng, năng lực, nghiệp vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng, cũng như phát huy hiệu quả các hoạt động khác của công ty.

Đảm bảo chỉ số nền tảng được đo lường chính xác và đúng thực tế

Chỉ số nền tảng cần được thực hiện đúng và phản ảnh đúng chất lượng bán hàng hiện tại, tránh vì chạy theo kết quả đạt được dẫn đến các hoạt động làm giả số liệu dẫn đến chỉ số nền tảng không đúng với thực tế, tạo ra các chỉ số ảo không đáng có dẫn đến ảnh hưởng đến cả hoạt động kinh doanh sau này khi chạy theo con số ảo này.