Lập kế hoạch là công tác quan trọng trong việc chuẩn bị triển khai một công việc, một kế hoạch của công ty và đội nhóm. Vì vậy người quản lý, người thực hiện phải xây dựng kế hoạch một cách chi tiết, khoa học, thực tế và khả thi để có thể triển khai một công việc, nhiệm vụ và kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Với việc lập kế hoạch công việc sẽ giúp dự báo các tính huống có thể sảy ra cũng như bám sát mục tiêu, tiến độ công việc. Ngoài ra còn phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như đánh giá nguồn lực và những nhân sự cùng tham gia.
Lập kế hoạch công việc với nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M
Nguyên tắc 5W -1H -2C -5M giúp người lập kế hoạch có thể liệt kê, phân tích công việc, nguồn lực, nhân sự để xây dựng một kế hoạch rõ ràng và đầy đủ nhất.
5W – Why – What – Where – When – Who
Why: Tại sao và mục tiêu công việc cần thực hiện, chỉ ra mục tiêu cần đạt được và lý do cần thực hiện công việc.
Trả lời các câu hỏi:
-
Tại sao bạn làm các công việc này ?
-
Nó có ý nghĩa và tác động thế nào đến tổ chức, trách nhiệm, nhiệm vụ… ?
-
Các mục tiêu cần đạt được.
What: Xác định các nội dung công việc cụ thể, các hoạt động cần thực hiện của công việc đó là gì.
Lên nội dung các công việc cụ thể hơn, và đưa ra các mục tiêu, hành động cần thực hiện chi tiết bám sát theo mục tiêu chung đề ra.
Where: Xác định các địa điểm thực hiện công việc, có thể là văn phòng, thực địa, không gian mạng hay các vị trí khác…
When: Thời gian thực hiện công việc, các mốc thời gian hoàn thành các nội dung công việc cụ thể, hay các thời hạn. Thời điểm bắt đầu …
Who: Những người nào sẽ thực hiện công việc, gắn với công việc nào, thời hạn hoàn thành, vị trí… ai thực hiện, ai kiểm tra, ai hỗ trợ….
1H – How – Cách thức thực hiện
Khi đã xác định 5W với các mục tiêu, yêu cầu thì chỉ ra được cách thức để thực hiện công việc, nhiệm vụ một cách rõ ràng và chi tiết với các nguồn lực, thiết bị , cách vận hành, tiêu chuẩn đánh giá công việc…
2C – Control – Check
Control – Phương pháp vận hành và kiểm soát: Bất kỳ công việc nào cũng cần kiểm soát và đo lường chất lượng, cần xác định các yếu tố cần theo dõi và đo lường, đơn vị đo lường cụ thể đúng với phạm vi hoạt động của công việc. Các vấn đề cần kiểm soát xuyên suốt, theo giai đoạn của công việc.
Check – Kiểm tra, đánh giá quá trình: Đây là một bước khá quan trọng và cần được tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: Cơ chế của nguyên tắc này là chỉ kiểm tra 20% mức độ hiệu quả ban đầu của quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong khi đó, 80% sẽ tập trung vào những sai sót phát sinh. Cần chỉ ra các bước cần kiểm tra, tần suất, các điểm cần đánh giá….
5M – MAN – MONEY – MATERIAL – MACHINE – METHOD
MAN – Nhân lực: Người giữ trách nhiệm của từng công việc, nhiệm vụ phù hợp với năng lực, phẩm chất, kiến thức, kỹ năng.Cần phân tích và sắp xếp công việc phù hợp nhằm đạt hiệu quả công việc cũng như phát huy năng lực nhân sự.
MONEY – Ngân quỹ: Ngân quỹ cần đáp ứng, khả năng đáp ứng. Cần có kế hoạch tài chính rõ ràng để đạt được mục tiêu công việc, và nguồn cung cấp thực tiễn của nguồn tài chính đó.
MATERIAL – Nguyên liệu và nguồn cung ứng: Các nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, công cụ và nguồn cung ứng cần thiết cho công việc
MACHINE – Máy móc, công nghệ, kỹ thuật: Các loại máy móc, công nghệ, kỹ thuật, cách thức cần cho thực hiện công việc hiệu quả.
METHOD – Phương pháp làm việc hiệu quả: Cách vận động giữa các bộ phận, nhân sự, quy trình làm việc hiệu quản.
