Gộp nhiều sheet thành 1 sheet bằng Query trong Google Sheets

Gộp nhiều sheet trong Google Sheets là một công việc phổ biến được thực hiện để tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Google Sheets cung cấp nhiều công cụ hữu ích để gộp nhiều sheet một cách đơn giản, bao gồm sử dụng công thức, Pivot Table, Query và Power Tools. Chúng ta sẽ tìm hiểu về gộp nhiều sheet thành 1 sheet bằng Query như sau.

Lợi ích của gộp nhiều sheet thành 1 sheet trong Google Sheet

Các lợi ích của việc gộp nhiều sheet trong Google Sheets bao gồm:

1. Tiết kiệm thời gian: Bằng cách gộp các sheet, bạn không cần phải mở và xử lý từng sheet một, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.

2. Dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu: Khi các sheet được gộp lại thành một, bạn có thể dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu, thực hiện các tính toán và truy xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

3. Tăng tính linh hoạt: Việc gộp nhiều sheet cho phép bạn tùy chỉnh, sắp xếp và tổ chức dữ liệu một cách linh hoạt hơn, từ đó giúp bạn tạo ra báo cáo và biểu đồ dữ liệu chính xác và dễ hiểu hơn.

4. Thao tác đơn giản bằng các công cụ của Google Sheets

 

Gộp nhiều sheet thành 1 sheet bằng Query

Để gộp nhiều sheet trong Google Sheets thành một sheet duy nhất bằng cách sử dụng câu truy vấn Query, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Tạo một sheet mới, tên gọi là “Master” hoặc bất kỳ tên nào bạn muốn.

2. Trong sheet “Master”, chọn ô A1, sau đó nhập công thức sau:

   =QUERY({Sheet1!A1:Z;Sheet2!A1:Z;Sheet3!A1:Z}, “SELECT * WHERE Col1 IS NOT NULL”)

   Trong đó:

   • Sheet1, Sheet2, Sheet3 là tên của các sheet bạn muốn gộp.

   • A1:Z là phạm vi dữ liệu của các sheet đó. Bạn có thể thay đổi phạm vi này tùy ý.

   • “SELECT * WHERE Col1 IS NOT NULL” là câu truy vấn Query. Câu truy vấn này sẽ lấy tất cả các hàng trong các sheet được chọn và loại bỏ bất kỳ hàng nào không có giá trị trong cột đầu tiên.

3. Nhấn Enter để áp dụng công thức.

Sau khi thực hiện các bước trên, sheet “Master” sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu của các sheet bạn đã chọn. Bạn có thể thêm hoặc xóa sheet từ câu truy vấn theo ý muốn.

Như vậy gộp nhiều sheet thành 1 sheet bằng Query trong Google Sheets sẽ rất đơn giản, sẽ áp dụng được rất nhiều trường hợp khi sử dụng công thức mảng trên.

Dưới đây là một ví dụ khác về cách gộp nhiều sheet trong Google Sheets thành một sheet duy nhất bằng câu truy vấn Query:

Giả sử bạn có ba sheet chứa thông tin về đơn hàng của một cửa hàng bán lẻ, mỗi sheet tương ứng với một tháng trong quý 1. Bạn muốn gộp các sheet này thành một sheet duy nhất để phân tích dữ liệu. Các sheet có tên lần lượt là “Tháng 1”, “Tháng 2” và “Tháng 3”.

Để gộp các sheet này, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Tạo một sheet mới, tên gọi là “Đơn hàng Q1”.

2. Trong sheet “Đơn hàng Q1”, chọn ô A1, sau đó nhập công thức sau:

   =QUERY({‘Tháng 1′!A1:G;’Tháng 2′!A1:G;’Tháng 3’!A1:G}, “SELECT * WHERE Col1 IS NOT NULL”)

   Trong đó:

   • Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3 là tên của các sheet bạn muốn gộp.

   • A1:G là phạm vi dữ liệu của các sheet đó. Trong trường hợp này, các sheet đều chứa thông tin về đơn hàng bao gồm các cột: Mã đơn hàng, Ngày đặt hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Tổng tiền và Trạng thái.

   • “SELECT * WHERE Col1 IS NOT NULL” là câu truy vấn Query. Câu truy vấn này sẽ lấy tất cả các hàng trong các sheet được chọn và loại bỏ bất kỳ hàng nào không có giá trị trong cột đầu tiên.

3. Nhấn Enter để áp dụng công thức.

Sau khi thực hiện các bước trên, sheet “Đơn hàng Q1” sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu của các sheet bạn đã chọn. Bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu khác nhau để phân tích và trình bày dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu.

Lưu ý khi sử dụng công thức mảng khi gộp nhiều sheet thành 1 sheet bằng Query trong Google Sheets

Công thức mảng được sử dụng trong câu truy vấn Query để gộp nhiều sheet thành một sheet duy nhất trong Google Sheets. Khi sử dụng công thức mảng, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

1. Các sheet cần gộp phải có cùng số lượng cột và các cột tương đương nhau về kiểu dữ liệu.

2. Phạm vi dữ liệu của các sheet được sử dụng trong công thức mảng phải được đặt trong dấu ngoặc nhọn {} và được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;).

3. Khi đặt tên cho các sheet, nếu tên chứa khoảng trắng hoặc các ký tự đặc biệt như dấu chấm hoặc dấu ngoặc đơn, bạn cần bọc tên sheet đó trong ký tự ” ` ” (ký tự “backtick”) để tránh lỗi cú pháp.

4. Câu truy vấn Query phải được đặt trong dấu ngoặc kép và được đặt sau phạm vi dữ liệu của các sheet. Các câu truy vấn Query có thể được tuỳ chỉnh để lấy ra các cột và hàng dữ liệu theo nhu cầu của bạn.

Lưu ý rằng, nếu các sheet cần gộp có dữ liệu lớn, thì công thức mảng có thể tốn nhiều tài nguyên của hệ thống, dẫn đến trễ hoặc gián đoạn quá trình gộp dữ liệu. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các phương pháp khác như kết hợp dữ liệu trong Excel, hoặc sử dụng các công cụ phần mềm chuyên dụng để gộp dữ liệu.